Tugas 4

Model Desain Organisasi

Pengertian Desain Organisasi

Desain organisasi (organizational design) merupakan proses memilih dan mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk mengelola sumber-sumber untuk mencapai tujuan. Sasaran desain organisasi adalah menggunakan struktur yang memberikan fasilitas pengimplementasian strategi. Desain organisasi dapat juga dinyatakan sebagi proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manajer untuk memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi untuk organisasi dan lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut.

Desain organisasi menuntut manajer untuk melihat secara bersamaan ke dalam organisasi dan ke luar organisasi. Ada empat bagian untuk membangun desain organisasi, yaitu pembagian kerja, departementalisasi, hirarki dan koordinasi. Dalam pengembangan desain organisasi ada dua hal yang penting; pertama perubahan stratgei dan lingkungan berlangsung dengan berlalunya waktu, desain organisasi merupakan proses yang berkelanjutan. Kedua, perubahan dalam struktur termasuk mencoba dan kemungkinan berbuat salah dalam rangka mensyusun desain organisasi. Manajer hendaknya memandang desain organisasi sebagai pemecahan masalah dan mengikuti tujuan organisasi dengan gaya situasional atau kontingensi,yaitu struktur yang ada didesain untuk menyesuaikan keadaan organisasi atau sub unitnya yang unik.

Desain organisasi dapat dibedakan berdasarkan bentuk organisasi yang secara umum dibagi dua yaitu bentuk organisasi birokrasi (mekanistik) dan kedua bentuk organisasi adaptif (organik).

1.       Organisasi Birokrasi (Mekanistik)

Dengan melihat birokrasinya, organisasi birokrasi merupakan organisasi yang berdasarkan logika, permintaan, peraturan dan prosedur formal. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:

a)        Prinsip Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.

b)       Prinsip Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian.

c)        Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab yaitu manager harus mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

d)       Prinsip Rantai Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur keseluruhan komunikasi vertikal dalam sebuah organisasi.

Menurut Herbert G. Hicks, ciri-ciri Organisasi Birokrasi adalah sebagai berikut:

①.    Mempunyai struktur yang baik, yang dapat menggambarkan hubungan-hubungan wewenang (authority), kekuasaan (power), akuntabilitas (accountability), dan pertanggungjawaban (responsibility). Struktur itu dapat pula menunjukkan saluran-saluran melalui komunikasi/tata-hubungan.

②.    Pembagian divisi karyawan yang jelas.

③.    Hirarki otoritas yang ketat.

④.    Peraturan dan prosedur formal serta promosi jabatan yang berdasarkan pada persaingan.

⑤.    Organisasi ini tahan lama dan direncanakan, sebab penempatannya sesuai dengan peraturan, mereka relatif tidak fleksibel.

⑥.    Dalam organisasi ini, keanggotaan diperoleh secara sadar, pada waktu tertentu dan umumnya terbuka.

Jika organisasi sangat menekankan pada peraturan dan prosedur, organisasi tersebut akan menjadi sangat kaku dan  formal, yang nantinya akan menjadi lambat dalam menanggapi perubahan yang cepat dan ketidakpastian lingkungan. Birokrasi juga sulit dipakai untuk organisasi yang tumbuh luas. Terlalu banyak lapisan otoritas hirarki dapat menyebabkan hilangnya perhatian tingkat manajer yang lebih tinggi dengan tingkat operasi yang lebih rendah. Spesialisasi pekerjaan yang terlalu banyak menurunkan inisiatif dan kreatifitas pekerja jika harus menyesuaikan dengan batasan peraturan untuk pengarahan yang baru.

Contoh struktur organisasi mekanik, dapat kita lihat pada gambar berikut ini:

2.       Organisasi Adaptif Organik

Organisasi dengan kemampuan memberi tanggapan dengan cepat terhadap perubahan lingkungan yang sangat cepat menentukan kesuksesan organisasi. Melihat bentuk organisasi dengan birokrasi minim dikenal organisasi adaptif, yaitu organisasi yang berdasarkan birokrasi minim, fleksibel dan budaya partisipasi pekerja. Seringkali organisasi adaptif didasarkan pada struktur tim dan struktur jaringan. Organisasi adaptif lebih menggunakan desain organik (organic design), yaitu desain organisasi dengan desentralisasi yang tinggi, bentuk tim dan mendatar dengan tenaga terampil bekerja bersama dalam proyek dan kelompok antar fungsional serta bekerja lebih pada keahlian daripada otoritas.

Menurut Henry Mintzberg desain organik meliputi dua bentuk oganisasi sebagai berikut :

①.   Struktur sederhana, desain organisasi dengan satu atau beberapa manajer puncak, beberapa manajer menengah, beberapa karyawan non manajerial dan tugas diatur fleksibel tanpa banyak formalisasi dan standardisasi. Desain yang baik untuk organisasi dengan bisnis kecil dan lingkungan dinamis serta perubahan yang tidak terlalu kompleks.

②.   Adhocracies, desain organisasi dengan desentralisasi yang tinggi, bentuk tim dan mendatar, dengan tenaga trampil bekerja bersama dalam proyek dan kelompok antar fungsional, bekerja lebih pada keahlian dan pengetahuan daripada otoritas. Desain yang baik untuk organisasi bisnis dengan inovasi untuk mencapai sukses dalam lingkungan dinamis dan kompleks.

Dalam pengertian umum , model ini lebih menekankan saling hubungan dan saling ketergantungan antara unsur-unsur organisasi yang bersifat sosial dan teknologi. Organisasi dipertimbangkan sebagai serangkaian variable yang saling berhubungan sehingga jika salah satu variable berubah menyebabkan berubahnya variable lainnya.

Secara terinci, ciri-ciri organisasi model organik ini adalah sebagai berikut:

1.        Disusun secara bebas, spontan, tak pasti dan fleksibel.

2.        Keanggotaannya diperoleh secara sadar atau secara tidak sadar.

3.        Kapan seseorang menjadi anggota sulit ditentukan.

4.        Tidak ada perincian secara tegas tentang tujuan organisasi.

5.        Biasanya bersifat sementara.

6.        Tidak mempunyai struktur yang dinyatakan dengan baik.

7.        Tidak mempunyai perincian yang tegas tentang tugas-tugas dari setiap anggota organisasi.

8.        Hubungan-hubungan yang terjadi antara para anggota berlangsung secara pribadi/informal.

Contoh gambar struktur organisasi organik seperti berikut:

Perbandingan organisasi birokrasi - desain mekanistik dengan organisasi adaptif - desain organik

Perbedaan	Organisasi Birokrasi Desain Mekanistik	Organisasi Adaptif Desain Organik
Otoritas	Sentralisasi	Desentralisasi
Peraturan dan Prosedur	Banyak	Sedikit
Rentang Manajemen	Sempit	Luas
Tugas	Spesialisasi	Terbagi
Tim dan Tekanan Tugas	Sedikit	Banyak
Koordinasi	Formal	Informal

Referensi:

Tafiprios SE. MM. Pengantar Manajemen: Desain Organisasi Dan Pekerjaan [Diakses 25 Maret 2012]

Model Organisasi [Diakses 25 Maret 2012]